Система электронного документооборота

Что такое система электронного документооборота (СЭД)?

Система электронного документооборота (СЭД) — это особый современный инструментарий, позволяющий упростить процесс создания, использования и хранения документов различных форматов, которые создаются внутри вашей компании. СЭД – это комплексная программная база, которая может гибко подстраиваться под нужды конкретного бизнеса. О результатах работы в системе электронного документооборота рассказывает Померанец Илья, Генеральный директор Удостоверяющего Центра «Русская Компания». Интервью с ним можно посмотреть, пройдя по ссылке.

Системы электронного документооборота во многом схожи с системами управления корпоративным контентом (ECM), однако СЭД, в целом, предназначены для оптимизации текущих документов и структурированных данных, которые чаще всего представлены файлами, создаваемыми в таких программах, как MS Word, PDF, Excel, PowerPoint и других. ECM, в свою очередь, используются для работы с неструктурированным контентом и мультимедийными файлами.

Кому нужны СЭД?

Неотъемлемой частью современного бизнеса является катастрофический по своим масштабам документооборот. Сложность поиска и обмена документами между работниками представляет собой одно из главных препятствий на пути развития компании и повышения эффективности сотрудников.
Однако, даже если вы используете СЭД, то нужно быть уверенным, что её инфраструктура безопасности, определяющая конфиденциальность данных, реально защищает вас и не имеет слабых мест, которые могут привести к утечке документов, что, в свою очередь, может иметь серьезные коммерческие и репутационные последствия.
Большинство инструментов для хранения цифровых файлов могут оказать положительное влияние на растущий бизнес за счет упорядочивания ваших данных и предоставления доступа к общим пространствам для совместной работы с документами. Но не все из них способны решать многочисленные и разнообразные задачи, с которыми почти ежедневно приходится сталкиваться компаниям.
Хорошие профессиональные системы документооборота, такие как *ваша СЭД*, не только позволяют в удобном виде хранить документы, но и надёжно защищают их от любого вида сторонних атак.

Какие инструменты включают в себя современные системы электронного документооборота?

Образцовые СЭД должны включать в себя инструменты для:

  • Создания цифровых файлов и преобразования бумажных документов в цифровые;
  • Лёгкого обмена цифровыми документами между специалистами;
  • Хранения информации и доступа к ней с целью более эффективного использования;
  • Защиты документов в соответствии со стандартизованными правилами.

Благодаря использованию СЭД, в разы упрощается работа с документами. В результате увеличивается производительность сотрудников и растут эффективность бизнеса и его финансовые результаты.

Adblock
detector